Términos y condiciones

1. Partes y ámbito B2B

Estos Términos regulan la prestación por KUZTOMER TECH IBERIA, S.L., con NIF B93896942 y domicilio en Calle Durillo, 1, puerta A, planta 2, 28232 Las Rozas de Madrid, Madrid, España (el Proveedor), de Inceptiva, Kuzado CRM y Kuzado Docs a la empresa, profesional o entidad identificada durante la contratación (el Cliente).

Los Servicios se ofrecen exclusivamente para actividades empresariales o profesionales. La persona que contrata en nombre del Cliente declara tener facultades suficientes para vincularlo.

2. Contrato marco y contratación por producto

La primera contratación se forma cuando una persona autorizada acepta expresamente el contrato marco de la Organización, integrado por estos Términos, y confirma la contratación o activación del primer producto. La mera creación de una Cuenta no implica la contratación de todos los Servicios.

Cada producto se contrata individualmente. La confirmación identifica el producto, Plan, precio, límites, duración y condiciones particulares aplicables. Contratar posteriormente otro producto no exige aceptar de nuevo un contrato marco que continúe vigente y cubra ese Servicio, pero sí aceptar la nueva contratación y cualquier documento nuevo o modificado que le resulte aplicable.

3. Documentos aplicables y orden de precedencia

El contrato estará formado, según corresponda, por:

1. la confirmación de contratación;
2. las condiciones particulares del producto;
3. el DPA, cuando el Proveedor trate datos personales por cuenta del Cliente;
4. las cláusulas contractuales tipo aplicables a transferencias internacionales;
5. el SLA u otros anexos expresamente incorporados; y
6. estos Términos generales.

La confirmación prevalecerá respecto de sus datos comerciales específicos; las condiciones particulares, respecto del producto; el DPA, respecto del tratamiento por cuenta del Cliente; las cláusulas contractuales tipo, respecto de las transferencias que regulen; y el SLA, respecto de los niveles de servicio comprometidos. Estos Términos regirán en lo restante, sin perjuicio de normas imperativas.

Las condiciones particulares están disponibles en:

• Inceptiva
• Kuzado CRM
• Kuzado Docs

4. Contratación electrónica

Antes de aceptar, el Cliente podrá revisar, almacenar y reproducir los documentos aplicables y un resumen del producto, Plan, cantidad, precio, impuestos, periodicidad, prueba gratuita si existe, renovación y cancelación. Podrá volver a los pasos anteriores y corregir los datos antes de confirmar.

La contratación estará disponible en los idiomas indicados por el proceso. Salvo indicación distinta, la versión española será la versión contractual de referencia.

El Proveedor archivará por Organización evidencia del contrato marco y, separadamente, de cada contratación de producto, modificación o nueva aceptación. Facilitará una confirmación electrónica archivable y permitirá al Cliente obtener copia de los documentos aplicables durante el plazo de conservación correspondiente.

5. Definiciones

• Cuenta: identidad individual utilizada por un Usuario para autenticarse.
• Cliente: empresa, profesional o entidad que contrata los Servicios.
• Confirmación: registro electrónico que identifica la operación y sus condiciones comerciales.
• Contrato marco: acuerdo común de la Organización que incorpora estos Términos.
• Contenido del Cliente: información, archivos, registros, instrucciones, configuraciones y comunicaciones incorporados o generados mediante los Servicios.
• Organización: ámbito lógico en el que el Cliente administra Usuarios, permisos, productos y recursos.
• Plan: conjunto de funcionalidades, capacidades, cantidades y límites mostrado antes de contratar.
• Servicios: Inceptiva, Kuzado CRM y Kuzado Docs, exclusivamente en la medida contratada.
• Usuario: persona autorizada por el Cliente para utilizar los Servicios.

6. Servicio y derecho de uso

Durante la vigencia del contrato, el Proveedor concede al Cliente un derecho limitado, no exclusivo, no transferible y no sublicenciable para acceder a los Servicios contratados y utilizarlos para sus actividades internas, dentro de los permisos y límites del Plan.

Las características específicas se describen en el catálogo mostrado durante la contratación y en las condiciones particulares. Una referencia comercial, demostración o función técnicamente visible no se entenderá incluida si no forma parte del Plan contratado.

7. Cuentas, Organizaciones y Usuarios

El Cliente administrará su Organización, autorizará únicamente a los Usuarios necesarios, asignará permisos adecuados y revocará accesos cuando dejen de ser necesarios. Cada Usuario utilizará una Cuenta individual y protegerá sus credenciales.

Solo los Usuarios con facultades suficientes podrán contratar, modificar, reactivar o cancelar una Suscripción en nombre del Cliente. El Cliente comunicará sin demora cualquier acceso no autorizado del que tenga conocimiento.

8. Prueba gratuita

Cuando el catálogo del producto ofrezca una prueba gratuita, durará exactamente 14 × 24 horas. El inicio y el vencimiento se calcularán y registrarán en UTC y se mostrarán antes de activarla junto con el producto, las funcionalidades, los límites y las demás condiciones aplicables.

Cada Organización podrá utilizar una prueba ordinaria por producto. Cualquier repetición requerirá autorización comercial expresa. La prueba no se convierte automáticamente en una Suscripción de pago y no genera cargos al finalizar. Para continuar mediante un Plan de pago, el Cliente deberá contratarlo expresamente.

Al vencer la prueba se suspenderán los derechos operativos del producto. La Organización conservará el acceso administrativo necesario para contratar un Plan y solicitar la exportación disponible del Contenido. Si contrata un Plan antes de que el Contenido conservado sea eliminado o anonimizado, podrá recuperar dicho Contenido dentro de las capacidades disponibles del producto. El vencimiento no afectará a las Suscripciones o pruebas de los demás productos.

Durante los primeros 30 días naturales posteriores al vencimiento, un administrador autorizado podrá solicitar la exportación disponible del Contenido. Durante los 30 días naturales siguientes, el Contenido activo se eliminará o anonimizará cuando proceda. Las copias de seguridad residuales quedarán fuera del uso ordinario y expirarán conforme a su ciclo, con un máximo de 90 días naturales adicionales, salvo conservación o bloqueo legalmente justificados.

Este procedimiento ordinario de fin de prueba no limita los derechos ni sustituye los procedimientos de exportación, cambio de proveedor, devolución, supresión o conservación que resulten aplicables conforme al DPA, al Reglamento (UE) 2016/679 o al Reglamento (UE) 2023/2854.

9. Precios, facturación y pagos

El Cliente pagará los importes aceptados durante la contratación. Los precios se mostrarán con indicación de moneda e impuestos aplicables. El Cliente mantendrá datos de facturación exactos y un medio de pago válido cuando proceda.

Los pagos se procesan mediante Stripe. El Proveedor no almacena los datos completos de tarjeta, sin perjuicio de conservar referencias de pago, facturas y los datos necesarios para administrar la relación y cumplir obligaciones legales.

En caso de impago, el Proveedor podrá reintentar el cobro y, previa comunicación cuando resulte posible, limitar o suspender el producto afectado hasta su regularización.

10. Renovación, cancelación y reembolsos

Las Suscripciones de pago se renovarán automáticamente por periodos equivalentes a los contratados y se cargarán al medio de pago registrado, salvo cancelación anterior a la fecha de renovación.

La cancelación ordinaria impide la siguiente renovación y tendrá efecto al finalizar el periodo ya abonado. El Servicio permanecerá activo hasta esa fecha, salvo suspensión legítima, y no se realizará un nuevo cobro de renovación después de la fecha efectiva.

La cancelación de un producto no cancela las Suscripciones de los demás productos de la Organización.

Los importes correspondientes a periodos ya iniciados no serán objeto de reembolso proporcional por una cancelación voluntaria ordinaria. Esta regla no limita derechos derivados de un incumplimiento, cobro duplicado o erróneo, ajuste de facturación, crédito acordado, condición particular o norma imperativa. Los ajustes proporcionales derivados de un cambio de Plan se rigen exclusivamente por el apartado 11 y no constituyen un reembolso por cancelación.

Cuando la periodicidad contratada sea anual, la Suscripción se renovará por periodos anuales. Su cancelación ordinaria será efectiva al finalizar el periodo anual pagado y no generará un reembolso proporcional ordinario, sin perjuicio de las excepciones indicadas anteriormente. Los upgrades y downgrades se regirán por el apartado 11.

11. Cambios de Plan y compras adicionales

Antes de confirmar un cambio de Plan, el Cliente recibirá un resumen del Plan actual y del nuevo, su efecto económico, los ajustes proporcionales, descuentos e impuestos aplicables, la fecha de efecto y la siguiente fecha de facturación. El cambio requerirá confirmación expresa.

Cambio a un Plan superior (upgrade). Si el Cliente solicita un Plan superior dentro del mismo producto y periodo de facturación, el cambio se aplicará una vez confirmado el pago del ajuste correspondiente. El importe se calculará proporcionalmente al tiempo no consumido del periodo en curso, teniendo en cuenta el valor no utilizado del Plan anterior y el correspondiente al nuevo Plan, y se mostrará antes de la confirmación. Hasta que se confirme el pago, no se ampliarán los derechos contratados.

Cambio a un Plan inferior (downgrade). Si el Cliente solicita un Plan inferior dentro del mismo producto, el cambio se programará para la siguiente fecha de renovación. Hasta esa fecha mantendrá el Plan vigente y sus derechos, sin generar por el downgrade un reembolso o crédito proporcional ordinario del periodo en curso. Antes de confirmar se mostrarán el Plan de destino, el nuevo importe periódico y la fecha de aplicación.

Estas reglas de cambio de Plan son distintas de la cancelación ordinaria del Servicio regulada en el apartado 10. Los cambios de periodicidad de facturación (por ejemplo, mensual a anual), las modificaciones de cantidades o asientos y los complementos o compras puntuales se regirán por las condiciones específicas informadas y aceptadas antes de cada operación.

Los complementos, créditos u otras compras adicionales se identificarán separadamente y podrán tener condiciones de vigencia o renovación propias mostradas antes de su contratación.

12. Obligaciones y uso permitido

El Cliente deberá utilizar los Servicios conforme al contrato y a la ley; disponer de los derechos y bases jurídicas necesarios sobre su Contenido; configurar adecuadamente permisos, integraciones y automatizaciones; proporcionar instrucciones lícitas cuando el Proveedor actúe como encargado; supervisar resultados y acciones automatizadas según su riesgo; y cooperar razonablemente ante usos indebidos o incidentes relacionados con su Organización.

13. Uso prohibido

No se permite utilizar los Servicios para actividades ilícitas, fraudulentas o abusivas; vulnerar derechos de terceros; introducir malware; acceder sin autorización; eludir medidas de seguridad, límites o medición; sobrecargar la plataforma; enviar comunicaciones ilícitas; realizar ingeniería inversa salvo derecho imperativo; ni ejecutar acciones sobre sistemas o datos sin autorización.

El Cliente no utilizará los Servicios para adoptar decisiones sobre personas con efectos jurídicos o significativamente similares cuando la ley exija garantías que no haya implementado, ni ocultará la interacción con inteligencia artificial cuando deba informarse de ella.

14. Integraciones y terceros

Las integraciones se habilitan por decisión del Cliente y pueden requerir cuentas, licencias y condiciones de terceros. El Cliente autoriza el acceso estrictamente necesario para la función activada. Los cambios o la indisponibilidad del tercero pueden afectar a la integración.

El Proveedor seguirá siendo responsable de sus propios proveedores en la medida exigida por el contrato y la ley. Los subencargados que traten datos por cuenta del Cliente se regirán por el DPA.

15. Contenido y datos del Cliente

El Cliente conserva los derechos que le correspondan sobre su Contenido. Durante la vigencia y en la medida necesaria, autoriza al Proveedor a alojarlo, copiarlo, transformarlo técnicamente, indexarlo, transmitirlo y procesarlo para prestar, asegurar y mantener los Servicios solicitados.

El Proveedor no utilizará el Contenido del Cliente para publicidad, reventa o entrenamiento general de modelos de inteligencia artificial salvo acuerdo separado, específico y jurídicamente válido.

16. Propiedad intelectual

El software, arquitectura, interfaces, documentación, marcas y demás componentes del Servicio pertenecen al Proveedor o a sus licenciantes. El contrato no transmite su titularidad. El Cliente no podrá explotar, sublicenciar o copiar el Servicio fuera del derecho de uso concedido.

17. Confidencialidad

Cada parte protegerá la información de la otra que esté identificada como confidencial o que razonablemente deba considerarse como tal, la utilizará únicamente para ejecutar el contrato y limitará su acceso a personas que necesiten conocerla y estén sujetas a confidencialidad.

No será confidencial la información que sea pública sin incumplimiento, se conociera legítimamente, se reciba lícitamente de un tercero o se desarrolle independientemente. Una divulgación exigida por una autoridad o norma se limitará a lo necesario y, si es legalmente posible, se comunicará previamente a la otra parte.

18. Protección de datos y DPA

El Proveedor actúa como responsable respecto de los datos de Cuenta, contratación, facturación, soporte y seguridad tratados para fines propios, de acuerdo con la Política de Privacidad.

Cuando trate datos personales incluidos en el Contenido por cuenta del Cliente, el DPA deberá incorporarse válidamente al contrato antes de comenzar ese tratamiento. La Política de Privacidad no sustituye al DPA y la mera referencia a un futuro DPA no lo convierte en vinculante.

19. Seguridad, disponibilidad y soporte

El Proveedor aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo conforme a la normativa aplicable y al DPA. Los compromisos específicos de seguridad, disponibilidad, soporte o recuperación serán únicamente los que consten en el Plan, confirmación, DPA o SLA aplicables.

Salvo SLA incorporado, el Proveedor realizará esfuerzos razonables para mantener el Servicio operativo, sin garantizar un porcentaje concreto de disponibilidad o ausencia total de errores. Podrá realizar mantenimientos y adoptar medidas urgentes de seguridad.

20. Suspensión y terminación

El acceso podrá limitarse o suspenderse proporcionalmente por impago, incumplimiento material, riesgo de seguridad, uso ilícito, acceso no autorizado o requerimiento vinculante. Cuando no exista urgencia, el Proveedor comunicará la causa y concederá una oportunidad razonable de subsanación antes de una terminación definitiva.

La cancelación ordinaria se distingue de la terminación por incumplimiento y del ejercicio de derechos de cambio de proveedor. La terminación no afectará a obligaciones de pago, confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos o responsabilidad que deban subsistir.

21. Cambio de proveedor, exportación y supresión

Cuando resulte aplicable el capítulo VI del Reglamento (UE) 2023/2854, el Cliente podrá solicitar el cambio a otro proveedor de servicios de tratamiento de datos, el traslado de sus datos exportables y activos digitales a una infraestructura propia o su supresión.

Las condiciones particulares identifican las categorías exportables, los formatos, las exclusiones justificadas y las limitaciones conocidas de cada producto. El Proveedor facilitará asistencia razonable, continuidad y seguridad durante el proceso.

El plazo máximo de preaviso para iniciar el cambio no excederá de dos meses. El periodo transitorio obligatorio no excederá de 30 días naturales desde el final del preaviso, salvo inviabilidad técnica notificada y justificada dentro de los 14 días hábiles siguientes a la solicitud; el periodo alternativo no excederá de siete meses. El Cliente podrá solicitar una prórroga del periodo transitorio en los términos legalmente previstos.

Tras el periodo transitorio existirá un periodo mínimo de extracción de 30 días naturales. Concluido el cambio y vencido el periodo de extracción, se suprimirán los datos exportables y activos digitales, salvo conservación o bloqueo legalmente exigibles.

Hasta el 12 de enero de 2027 solo podrán aplicarse costes de cambio reducidos, informados previamente y que no excedan los costes directamente soportados. Desde esa fecha no se impondrán costes por el proceso de cambio. Esto no convierte las tarifas ordinarias o las consecuencias proporcionadas de una terminación anticipada en costes de cambio.

La exclusión prevista para pruebas solo se aplicará cuando el Servicio se preste realmente como versión no destinada a producción, por tiempo limitado y para ensayo y evaluación. La denominación «prueba gratuita» no determina por sí sola la exclusión.

22. Garantías y responsabilidad

El Proveedor prestará los Servicios con diligencia profesional razonable y conforme al alcance contratado. Salvo compromiso expreso, no garantiza que el Servicio sea ininterrumpido, esté libre de todo error o satisfaga una finalidad particular no comunicada y aceptada.

Dentro de los límites permitidos por la ley, ninguna parte responderá por daños indirectos ni por pérdida indirecta de beneficios, ingresos, oportunidades o reputación. La responsabilidad contractual ordinaria total acumulada del Proveedor frente a una Organización y relacionada con la Plataforma afectada quedará limitada al importe efectivamente pagado por dicha Organización por esa Plataforma durante los 12 meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

A efectos de este apartado, la unidad de cálculo será la Organización contratante y la Plataforma afectada, entendida como el producto contractual independiente —Inceptiva, Kuzado CRM, Kuzado Docs u otra plataforma contratada— al que resulte atribuible el daño. El límite comprenderá las cuotas, complementos recurrentes y compras puntuales efectivamente pagados por esa Plataforma durante el periodo indicado, excluidos los impuestos y los importes devueltos. No se agregarán pagos correspondientes a otras Plataformas no afectadas.

Todas las reclamaciones derivadas de un mismo hecho, conjunto de hechos relacionados o incidente se acumularán y quedarán sometidas a un único límite aplicable, sin duplicar indemnizaciones por el mismo daño. Cuando un incidente afecte a varias Plataformas, los daños se atribuirán a cada una atendiendo a su relación causal y se aplicará separadamente el límite correspondiente a cada Plataforma. Si una parte del daño no pudiera atribuirse razonablemente, su distribución se determinará por acuerdo entre las partes o por el órgano competente, sin trasladar automáticamente al incidente los pagos de Plataformas no afectadas ni permitir una doble recuperación.

Si la Organización no hubiera abonado cantidad alguna por la Plataforma afectada durante el periodo de referencia, o la hubiera contratado hace menos de 12 meses, el límite ordinario se calculará sobre el importe efectivamente pagado durante ese periodo, que podrá ser cero o reducido. Una confirmación, condición particular o contrato Enterprise negociado expresamente podrá establecer un régimen de responsabilidad distinto.

El límite no se aplicará al dolo, la culpa grave ni a responsabilidades que no puedan excluirse o limitarse legalmente. Las responsabilidades en materia de protección de datos se coordinarán con el DPA y con el Reglamento (UE) 2016/679, incluido su artículo 82, sin limitar el derecho a indemnización ni otras obligaciones inderogables.

23. Modificación de los Servicios y de los Términos

El Proveedor podrá evolucionar los Servicios por razones técnicas, de seguridad, legales o funcionales. Informará con antelación razonable de los cambios que reduzcan materialmente una función contratada cuando las circunstancias lo permitan.

Los aumentos de precio aplicables a una Suscripción existente se comunicarán por correo electrónico con un mínimo de 30 días naturales de antelación. La comunicación identificará la Plataforma o producto, el Plan, el precio actual, el nuevo precio, los impuestos aplicables, la periodicidad, la fecha efectiva y la próxima fecha de facturación, e incluirá un enlace a Kuzado Account para consultar o cancelar la Suscripción.

El Proveedor conservará evidencia del envío y gestionará los fallos de entrega mediante los mecanismos disponibles, sin reducir por ello el preaviso aplicable. El nuevo precio se aplicará desde la primera renovación cuya fecha permita cumplir íntegramente los 30 días. Si una renovación se produce antes de que finalice ese plazo, se mantendrá el precio anterior en dicha renovación.

Las reducciones de precio no requieren ese preaviso comercial de 30 días y podrán aplicarse a la siguiente facturación o renovación. Los cambios de Plan solicitados expresamente por el Cliente se regirán por el apartado 11 y por el resumen económico aceptado para la operación.

Los cambios materiales de otras condiciones contractuales se comunicarán y, cuando corresponda, se someterán a nueva aceptación conforme a su naturaleza, a la normativa aplicable y a los derechos del Cliente. El preaviso comercial establecido para aumentos de precio no se extenderá automáticamente a esos cambios ni sustituirá los plazos, requisitos o remedios que legalmente resulten exigibles.

24. Comunicaciones, legislación y contacto

Las comunicaciones contractuales podrán enviarse al correo asociado a la Cuenta o mostrarse en Kuzado Account. El Cliente mantendrá actualizados sus datos de contacto.

El contrato se rige por la legislación española. Salvo norma imperativa o pacto válido distinto en la confirmación, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid.

Las consultas legales podrán dirigirse a legal@kuzado.com.